Resumen del capítulo 9: La toma de decisiones

Una de las actividades que repetimos con mayor frecuencia a lo largo de nuestra vida es la toma de decisiones. Las cosas que realizamos como un hábito surgieron en su momento de una decisión y se ejecutaron a partir de una serie de ellas.

Sin embargo, nuestras decisiones no siempre son sometidas a reflexión seriamente. A veces decidimos que actuamos por nuestros impulsos y en forma mecánica o automática. Las organizaciones también viven cotidianamente movidas por decisiones que se suceden sin interrupción. Se decide producir, vender, publicar, sostener a los empleados, acercarse a los clientes, etc. Hablar de decidir es hablar de nuestra capacidad para marcarnos metas y objetivos y para elegir el camino que nos conduzca hasta ellos.

Decidir es en parte una cuestión de contar con una buena técnica que nos permita acercarnos a las situaciones de la mejor manera posible, valorarlas de la forma más realista y generar las alternativas que más nos convengan, es también una cuestión de armonía personal. Decidir también significa que nuestra inteligencia y nuestras emociones hermanan en la forma más productiva. Aun con la mejor tecnología para tomar decisiones, ninguna persona está exenta de equivocarse.

Con frecuencia, la operación cotidiana de las organizaciones y los cambios que se trata de implantar en ellas encuentran numerosas dificultades. ¿Qué falla en esos casos?  Por una parte, puede ser que la técnica elegida no haya sido la adecuada, pero mayormente se debe a las malas decisiones cuyo origen se encuentra en la ignorancia, la indolencia, el temor, el deseo de poder o cualquier otra causa que sea consecuencia de la falta de armonía entre la inteligencia y los sentimientos.

A veces las decisiones aparecen como una manera de incrementar nuestra presencia, nuestro poder o nuestra simpatía.

Por el impacto en la valoración que los integrantes de la organización, así como por el costo o las dificultades que se derivan de una toma de decisiones inadecuada, esto es uno de los aspectos que generan la mayor parte de los conflictos en la vida organizacional.

Toma de decisión. Los pasos de la toma de decisiones.

Dentro de una organización tradicional, los niveles de decisión están estrechamente vinculados con los niveles jerárquicos de las personas. En las últimas décadas esta concepción ha ido cambiando radicalmente. En la actualidad existe la tendencia a dejar la capacidad de elegir las decisiones de mayor peso en manos de aquellos que enfrentan directamente los problemas.

Los pasos que generalmente se siguen en la toma de decisiones son los siguientes:

‘1. Determinar cual es el sistema sobre el que se pretende establecer una decisión.

2. determinar quiénes serán idóneos para tomar las decisiones.

3. identificar las opciones o alternativas.

4. identificar los atributos u objetivos relevantes.

5. establecer algún mecanismo de ponderación de dichas alternativas.

6. Elegir entre las alternativas aquella que mejor nos conduzca a los objetivos propuestos.

7. Verificar el impacto de la decisión tomada para identificar los posibles ajustes que se requiere instrumentar.

Toma de decisiones lógica y la toma de decisiones emocional.

Los sentimientos sueles bloquear en muchos casos una toma de decisiones adecuada. Al parecer, la desconexión entre las emociones y la razón nos conduce a una situación en la que no podemos traer de nuestra memoria emocional los recuerdos asociados con la valoración que hemos hecho anteriormente de la misma o de situaciones similares. Es como si perdiéramos la capacidad de ponderar alternativas. Los sentimientos son indispensables para las decisiones racionales, ya que nos dirigen hacia la dirección adecuada, donde la lógica puede ser mejor utilizada.

Según los hallazgos en el área de la inteligencia emocional, la inteligencia no es capaz, por si sola, de ayudarnos a lograr el éxito en nuestros negocios, nuestras actividades o en nuestra vida. Más importante es la manera en la como logramos armonizar las emociones y la razón. Ser inteligente no es una garantía de éxito. Todas nuestras interpretaciones de lo que sucede a nuestro alrededor o de nosotros mismos surgen dentro de un cierto estado emocional que nos recuerda como hemos sentido previamente ante esa misma situación.

El éxito en la vida laboral y familiar es para aquellas personas que son capaces de tomar las decisiones acertadas en esos campos, a partir de su habilidad para construir redes de apoyo a su alrededor las cuales, gracias a su aptitud para interrelaciones y para manejar adecuadamente sus estados emocionales, les aseguran el apoyo de los demás en la búsqueda de sus objetivos. La inteligencia emocional se basa en la habilidad de la persona para identificar sus propios estados emocionales, en la habilidad para manejarlos, para automotivarse, para reconocer emociones en los demás y para establecer interpersonales. El desarrollo adecuado de estas habilidades repercute favorablemente en la aptitud de la persona para elegir consistentemente las mejores alternativas al momento de decidir

Técnicas para decidir

Algunas técnicas son de gran utilidad, puesto que proporcionan una guía sobre los pasos que se deben seguir para tomar la decisión correcta.

1.       Entrevistas a expertos que son considerados por su amplio conocimiento sobre un tema en particular.

2.       Análisis de tendencias.

3.       La técnica Delphi que consiste en presentar a un grupo de expertos las posibles alternativas ante una situación determinada, sin que ellos tengan acceso a comentar entre si sus puntos de vista en relación con las posibilidades de elección.

4.       La técnica TKJ que se emplea para detectar posibles causas de problemas, así como para proponer soluciones a los mismos.

5.       El árbol de decisiones consiste en diagnosticar los eventos posibles que se desencadenarían a partir de cada  una de las alternativas que consideramos para solucionar un problema determinado.

Otros de los métodos que pueden emplearse son: la jerarquización analítica, los diagramas de influencia, los análisis de sensibilidad, los modelos probabilísticos, la simulación de impacto cruzado, el método de Markowitz y los métodos de Fishburn.

Estilos comunes en la toma de decisiones en las organizaciones

Parece evidente que los mejores métodos de la toma de decisiones son aquellos que disminuyen al máximo los riesgos de : 1) analizar equivocadamente el problema y sus causas; 2) generar conflictos entre los integrantes, provocados por ignorar a las personas importantes en la decisión misma o en su implantación; 3) afectar negativamente la autoestima de los miembros desmotivados, irritándolos o confundiéndolos; 4) propiciar ineficiencia o improductividad por complicar, burocratizar o entorpecer las funciones vitales de la organización; 5) elevar los costos de operación, de mantenimiento o de cualquier otro tipo, , por la falta de visión de los encargados de tomarlas.

Estilos:

1.       Autoritario. Caracterizado porque la persona de mayor jerarquía o poder en la organización es quien posee la facultad de decidir lo que se tiene que hacer, además de que su voto determina la actividad de un grupo de personas.

2.       Administración participativa. Consiste en consultar a quienes los gerentes consideren que pueden brindarles información o puntos de vista valiosos y con las aportaciones de numerosas personas, proceder a la toma de decisiones, asumiendo la total responsabilidad de escoger la alternativa adecuada.

3.       Decisiones por mayoría. Este estilo presupone que una decisión es correcta cuando es aceptada mínimamente por el 51% de los integrantes del grupo.

4.       Cabildeo. Este es un método de convencimiento, uno por uno, de los personajes que tienen una mayor influencia sobre el resto del grupo.

5.       Consenso o unanimidad. Todos los miembros del grupo o de la organización se deben encuentren convencidos de que lo que han elegido es lo que verdaderamente desean hacer.

6.       Concordancia. Significa “acuerdo de actitudes, sentimientos y corazones”. Una decisión por concordancia reúne los siguientes criterios:

1)      Las decisiones son tomadas por aquellos que conocen más y por quienes resulten afectados.

2)      Todos tienen el mismo control y poder de voto y de veto sobre cualquier decisión.

3)      Todos son totalmente honestos y abiertos acerca de lo que piensan y sienten.

Este proceso conduce a decisiones de alta calidad con la mayor cantidad de entusiasmo y el menor número de conflictos para su implementación.

Repercusiones psicológicas de los diferentes estilos de la toma de decisiones.

Cada organización tiene sus propios métodos para tomar decisiones dependiendo de su cultura y del estilo de liderazgo que se deriva de ella. En una cultura de amplia participación, donde las ideas creativas son recompensadas y los errores son vistos como oportunidades de aprendizaje, las decisiones tenderán a producirse tras serias deliberaciones, diálogos y  a veces confrontaciones entre los integrantes del grupo responsable de tomarlas. Por el contrario, cuando la cultura es represiva, de desconfianza o propicia para los rumores y las críticas, las decisiones tenderán a estar rodeadas de aparente claridad, rapidez y aceptación aunque en el fondo los miembros manifiesten sus verdaderos puntos de vista al respecto.

Los estilos de la toma de decisiones se apoyan en los siguientes principios:

1.       Todos los individuos por naturaleza poseen voluntad y pueden elegir o decidir acerca de todo lo relacionado con su vida y con su permanencia en una organización.

2.       Tienen el derecho de tomar decisiones manteniendo la ética  y el bien común como guías.

3.       Quienes no poseen la habilidad o los conocimientos necesarios para tomar decisiones adecuadas tienen el derecho de ser preparados para ello.

4.       Los individuos pueden desear la ayuda de otras personas de su elección,  con las que mantengan relaciones de confianza para tomar decisiones o para que les sean comunicadas e interpretadas.

5.       En organizaciones en las que hay individuos con discapacidades intelectuales, ellos pueden comunicar sus elecciones, deseos, gustos y desagrados en formas diferentes, que pueden incluir modos de expresión distintos a los convencionales.

6.       La normatividad que regula la vida de la organización debe reconocer esta interdependencia natural y dar un estatus y una validación a las decisiones con soporte, hechas dentro de estas relaciones de confianza y apoyo.

7.       Todos los adultos tienen el derecho de tomar decisiones con el apoyo de un sustituto previamente nombrado, que tome las decisiones por ellos.

8.       Las decisiones en grupo son superiores a las individuales ya que permiten hacer análisis desde puntos de vista distintos y obtener una creatividad mayor en las alternativas por considerar.

9.       Los líderes don los responsables de que las decisiones que sean tomadas a partir de análisis concienzudos en los que participen todos los afectados por la decisión.

La concordancia es el estilo más eficaz para el desarrollo de las personas y de las organizaciones y requiere de un entrenamiento especializado y el apoyo de un consultor experto en facilitar la toma de decisiones mediante este método.

Procedimiento para desarrollarlo:

1.       Seleccionamos el tema, lo escribimos y acordamos que ese es el tema sobre el que queremos decidir en esta reunión.

2.       Redactamos el tema tan específicamente como sea posible para que sea respondido.

3.       Procedemos a tomar decisiones por concordancia.

4.       Cuando se completa la discusión, cerramos los ojos durante dos minutos y pensamos en estos puntos:

·         ¿Estoy satisfecho con la decisión?

·         ¿He dicho la verdad acerca de mis sentimientos y mis pensamientos acerca del tema?

·         ¿Apoyaré la decisión sin reserva?

·         ¿Cómo me siento ahora con respecto a las otras personas? ¿Ha habido algún cambio en ese sentimiento?

·         ¿Hay alguna manera en que la discusión hubiera podido acortarse? ¿Puede hacerme más eficiente? ¿Cómo la mejoraría?

5.       Abrimos los ojos y discutimos estos temas.

6.       Si decidimos continuar la discusión, repetimos el proceso completo hasta encontrar la solución en la que todos digamos sí.

7.       Si nos parece que no vamos a llegar a un acuerdo nos detenemos y asumimos que aún no estamos preparados para tomas la decisión.

8.       Si tomamos la decisión nos aseguramos que construir un método para la implantación.

El poder de decidir.

Cuando una persona es capaz de decidir sobre un aspecto determinado de su entorno o de su vida, su autoestima crece hasta proporcionarle una mayor seguridad acerca de su competencia. Decidir es una fuente de poder.  Experimentar la competencia constituye un elemento necesario para propiciar en los seres humanos la confianza en sí mismos, que es indispensable para asumir riesgos. Una de las recomendaciones que debería seguir cualquier directivo que desee una organización poderosa es permitir que las decisiones sean tomadas en el nivel organizacional más bajo posible.