Resumen del capítulo 15 - Desarrollo estructural de la organización

En una empresa la organización es algo sumamente importante, ya que de esto depende el crecimiento de la empresa como entidad y también para crecer en lo financiero…Con una mala organización la empresa quebraría y ese no es un objetivo. Aparte de la organización dentro de la empresa existe la departamentalización en donde se reparte los trabajos y cada uno tiene un respectivo funcionamiento. Se pueden realizar preguntas para ver la organización de una empresa por bienes de tipo personal, esas interrogantes serían: ¿Cuáles son los principios de la organización?; ¿Cuáles son sus tipos? ¿Cuántas departamentalizaciones existe en una empresa?; entre otras. Estas preguntas serán contestadas a lo largo de este ensayo.

Toda empresa, para conseguir sus objetivos, necesita dotarse de una organización. Los objetivos de la empresas no se consiguen por si solos. Así, una empresa requiere de unos medios físicos, humanos y financieros que, combinados de forma adecuada, permitan alcanzar los fines fijados por la empresa. Sus principios son: Fijación de objetivos, Unidad de intenciones, Permanencia en el mando, Dirección Unificada, Diferenciación de funciones, División del trabajo, Jerarquización, Coordinación y control y la Uniformidad de actividades. Los tipos de organización empresarial más importantes son: Organización Lineal, Organización Funcional, Organización Divisional, Organización Matricial y el Staff de apoyo. Otra parte de la organización es la departamentalización, que de cada una de las empresas que ocupan los distintos puestos de la organización es agrupada en departamentos cada uno de los cuales está bajo el mando de un superior. La departamentalización en la empresa puede llevarse a cabo siguiendo diversos criterios, siendo los más generales por funciones, por producto y por áreas geográficas o mercados. Las funciones de la departamentalización son: Aprovisionamiento, Producción, Financiación, Personal, Administración, Comercialización. A parte de todo en una empresa existe la interdepartamentalización entre relaciones y que son constituidas por la comunicación como: comunicación ascendente, descendente y lateral.

El diseño organizacional  

El diseño consiste en definir áreas y niveles que deberán componer la organización, las interacciones, sus diferentes componentes, la manera en que se establecerán los roles y puestos  y las formas en que serán evaluados. Este proceso debe reunir varias características:

Estructura y estrategia de negocio

El diseño de las estructuras debe estar en concordancia con la estrategia general del negocio y con la manera en que se desea administrar los recursos humanos.

Identificación de las áreas que compondrán una estructura

Procesos fundamentales que rigen el diseño estructural por áreas:

1)      La producción y transformación de materiales

2)      Comercialización de sus productos y servicios

3)      Investigación y desarrollo de nuevos productos y servicios

4)      Financiamiento

5)      Desarrollo de la organización

6)      Desarrollo del personal que integra la empresa

Cuando se desea impulsar una función específica, lo más recomendable es crear un elemento estructural. Esto se puede realizar de tres formas:

1.      Tradicionalmente creando departamentos completos encargados de un rol.

2.      Asignando la función a una sola persona, o dos, con un alto nivel jerárquico.

3.      Creando equipos temporales para proyectos claramente definidos.

Los tipos de estructuras

Las Líneas de dependencia directa muestran con precisión los puestos cuyos ocupantes son jefes de los ocupantes de otros puestos. Las dependencias indirectas (staff) se crean cuando el ocupante  de un puesto requiere compartir su experiencia o conocimiento con otro puesto o grupo de puestos. Las estructuras matriarcales son las que aseguran una mejor representatividad de los intereses e ideas de todos los empleados en las decisiones.

Los niveles organizacionales

En cuanto a la determinación de los niveles, se ha enfatizado la importancia de crear estructuras organizacionales planas. Estas estructuras muestran las siguientes características:

1.      La totalidad de la estructura consta de tres niveles: operativo, gerencial y directivo. 

2.      Se desarrolla una amplia labor de capacitación y delegación de autoridad.

3.      Los grupos son habilitados como equipos autosugestivos

4.      El rol gerencial se asemeja al director técnico de un equipo deportivo.

5.      Los directivos tienen como responsabilidad la supervisión general de los sistemas de trabajo, para identificar aspectos que entorpezca la labor de sus operativos o gerentes y tomar decisiones que permitan allanarles el camino, así como contar con todos los recursos necesarios para el desempeño adecuado de sus labores.

Los equipos logran trabajar de manera autosugestiva cuando desarrollan habilidades como:

1.      Lograr acuerdos

2.      Explorar alternativas para enfrentar los problemas

3.      Obtener el compromiso para actuar

4.      Manejar las excusas

La distribución de los roles en las estructuras

Adaptando la propuesta original de Adizes, en una organización existen cuatro roles fundamentales: productor, administrador, creativo e integrador. El productor son los vendedores, los obreros de producción y encargados de transacciones financieras. El administrador que es la auditoría y administración de sueldos y prestaciones de los empleados. El creativo, que son los puestos de investigación y desarrollo, de mercadotecnia y responsables de promover nuevos negocios. El integrador que es el desarrollo organizacional, capacitación, altos directivos, responsables de administrar recursos humanos.

Ciclo de vida de la organización: Madurez organizacional

Nacimiento de una organización: Flexibles, logro de resultados, obtener ganancias y conseguir clientes. Para estas es necesario: Áreas pequeñas, alta capacidad de reorganización, y pocos niveles organizativos.

Puestos

Definidos en función de: Las cargas de trabajo, niveles de automatización, el grado de especialización que se desea que se mantenga entre sí, proceso para definir el número de puestos que integran una estructura, analizar la visión y la misión del negocio, explicar el plan estratégico del negocio, identificar el sistema de trabajo y los procesos y subprocesos claves que se pretende afectar en esas áreas, elaborar flujos de operación, políticas, procedimientos y roles, determinar las áreas y los niveles que deben conformar la estructura y determinar el número de puestos y las funciones específicas de cada uno de ellos.

Estrategias para las cargas del trabajo

1- Contratar personal por tiempo parcial.

2- Implementar horarios de trabajo flexibles.

3- Escalonar horarios.

4- Desarrollar personal multihabilidades.

5- Contratar personal “comodín”.

                                             

Esta estrategia permite a los jóvenes estudiantes una mayor identificación con la empresa que los contrata y de esta forma los inicia en el mundo del trabajo, se evitan cuellos de botella en la atención de clientes de la organización.

Horario Flexible

Consiste en permitir a cada uno de los integrantes de la organización que establezca su propio horario de trabajo con absoluta libertad. El horario se hace del conocimiento de todo el equipo (para que entre pares puedan localizarse). No está permitido cambiarlo constantemente deberá permanecer inalterable por un mínimo de seis meses o un año. De esta forma, los miembros de la organización sienten que sus necesidades personales son reconocidas y que pueden tomar el tiempo que requieran para llevar acabo las responsabilidades de su vida persona.

Marcos Organizacionales

Documento que describe la misión y los roles asignados a los ocupantes de una función particular